Для эффективной работы современного предприятия необходима хорошо налаженная система управленческого учета и отчетности для менеджеров разных уровней. Для примера рассмотрим отчеты для строительной организации, которая занимается как проектированием, так и строительством объектов.

                Формы отчетов составлены в табличной форме и содержат информацию по состоянию  на определенную дату (дату заполнения). Предлагаемая система управленческого учета служит инструментом для планирования деятельности и осуществления оперативного контроля над эффективностью использования ресурсов организации.

1.                       Отчет службы главного инженера.  

Отчет составляется отдельно по каждому объекту строительства (договору с Заказчиком) и  включает в себя необходимую  информацию от названия объекта до сведений о наличии рабочей документации, журналов производства работ, наличия заявок на необходимые материалы и ресурсы и т.п. Кроме того, в данном отчете отражается и информация, необходимая для взаимодействия с субподрядными организациями, если таковые имеются

2.                       Отчет производственного управления № 1.

Данный отчет составляется по всем объектам в целом и отражает  контроль над обеспеченностью каждого объекта строительства необходимыми материальными ресурсами. 

Нормы и нормативы потребления материалов и их разнообразных запасов направлены на то, чтобы за определенный период времени сократить удельное потребление материальных ресурсов в натуральном, стоимостном и количественно-стоимостном выражении, уменьшить запасы до оптимального уровня при обеспечении непрерывности хода производства работ. Результат согласованной работы коммерческой и производственных служб - это снижение неликвидных запасов и вероятности отсутствия на складе востребованной продукции (строительных материалов, кабельной продукции, оборудования).

В организации в целях экономии расходования ресурсов и снижения себестоимости продукции целесообразно оперативно, но не реже одного раза в год анализировать работу с нормами и нормативами.

Соответствующие функциональные службы, в частности, отдел материально-технического снабжения совместно с бухгалтерией, должны документально оформлять достигнутое снижение потребления материалов по сравнению с плановыми заданиями, что необходимо для поддержания финансовой устойчивости.

3.                       Отчет производственного управления № 2.

Данный отчет составляется по всем объектам в целом и отражает  промежуточный контроль над  состоянием строительства по каждому объекту. В случае разделения объемов работ по инженерно-техническим системам,  целесообразнее объект разделить на подсистемы и отображать информацию не объекту в целом, а по участкам выполнения работ (подсистемам).

           Оперативное и четкое отражение в данном отчете информации по объекту строительства позволяет своевременно и качественно выполнять условия договоров подряда (субподряда), заключенных с заказчиком, подрядчиком или субподрядчиком, принимать согласованные решения по вопросам, связанным с производством работ.

            Совокупность данных, представленных в отчете, отражает  ход производства строительно-монтажных работ и техническое состояние объекта строительства.

              Отражение данных по стоимости выполненных (принятых от субподрядчиков) и сданных заказчику работ позволяет видеть картину по общей реализации строительной продукции. В сопоставлении с отчетами на  предыдущие   даты позволяет видеть динамику показателей по изменению (увеличению или уменьшению) незавершенного производства.

4.                       Отчет службы  материально-технического обеспечения 

Данный отчет составляется по всем объектам в целом и отражает  обеспеченность каждого объекта строительства необходимыми материальными ресурсами.  Отчет перекликается с отчетом службы главного инженера. В случае несовпадения данных позволяет оперативно выявить имеющиеся расхождения или разногласия.

        Первичные бухгалтерские документы обеспечивают юридическую обоснованность хозяйственных операций, их взаимосвязанность и контролируемость.  При отсутствии (либо ненадлежащем оформлении) первичных документов, подтверждающих доставку товара (транспортные, товарно-транспортные накладные и пр.),  оприходование товарно-материальных ценностей будет считаться произведенным с нарушением Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Постановления Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года N 78. Соответственно затраты будут признаны налоговыми органами не подтвержденными и будут исключены при исчислении налога на прибыль, а обороты по таким поставкам не будут приняты к вычету при исчислении НДС.

5.                       Отчет финансового управления

Восполнение расходов в строительстве носит название финансирования. Под источниками финансирования понимаются любые реальные источники денежных средств: фонды самой организации, средства от заказчиков (авансовые платежи, оплата за выполненные работы), а также это могут быть и суммы из кредитных учреждений (банков).

Предлагаемая форма отчета содержит  данные по финансированию всех объектов, по которым выполняются подрядные работы.

6.                       Отчет финансового управления по дебиторско - кредиторской задолженности.

Острая нехватка денежных средств, массовые неплатежи и обусловленный этим рост дебиторской задолженности до критических пределов определяют значимость и актуальность проблем, связанных с бухгалтерским учетом, разработкой методических основ и созданием системы анализа дебиторской задолженности.

Проблема управления дебиторской задолженностью занимает особое место в финансово-хозяйственной деятельности организации. Дебиторская задолженность организации возникает не только из-за отсутствия денежных средств у заказчика (генподрядчика) строительства, но и его желания "воспользоваться" чужими денежными средствами.

Чтобы долг был погашен вовремя, необходимо иметь достоверные сведения о том, кто должен, сколько должен, при каких обстоятельствах и на каких условиях возник конкретный долг и когда данная задолженность должна быть погашена. В то же время, дебиторская задолженность - это нормальное явление, сопутствующее деятельности абсолютного большинства субъектов рыночной экономики. Более того, оптимальное сочетание дебиторской и кредиторской задолженности может способствовать повышению эффективности использования денежных средств подрядной строительной организацией.

Кредиторская задолженность представляет собой неосуществленные платежи по возникшим обязательствам: поставщикам и подрядчикам - за приобретенные товары, работы, услуги (торговые кредиторы); налоговым органам - по суммам начисленных налогов; своим работникам - по суммам начисленной заработной платы; учредителям - по выплате начисленных доходов и т.д.

Кредиторская задолженность показывает количество денег, которые необходимо выплатить в ближайшем будущем. Следовательно, необходимо обеспечить приток денежных средств, чтобы произвести эти выплаты.

Когда величина кредиторской задолженности превышает дебиторскую - это хорошо, поскольку свидетельствует о том, что у компании есть оборотные средства. Однако важно понимать, что неконтролируемая кредиторская задолженность может иметь для организации тяжелые последствия. Например, задержка выплат по кредитам может обернуться требованием банка досрочно погасить долг, что станет тяжелым ударом в период кризиса, а несвоевременная уплата налогов может привести к аресту банковских счетов, что парализует всю деятельность  организации.

Конечно, информация о дебиторской и кредиторской задолженности отражается в бухгалтерском балансе. Но в настоящий период сущность административно-хозяйственной деятельности практически любой организации такова, что пользоваться балансом для анализа реального финансово-хозяйственного состояния организации и перспектив развития не имеет смысла.

Предлагаемая форма отчета составляется в разрезе контрагентов и позволяет видеть общую картину имеющейся как дебиторской, так и кредиторской задолженности, в том числе по направлениям деятельности .

Отчеты финансового управления в совокупности формируют, в сущности, баланс для управленческого учета. Этот "внутренний" аналитический баланс,  реальный и правдивый, сможет четко показать, чем владеет организация, сколько должна и каким кредиторам, а также дать ответы на многие вопросы, подсказать решения многих проблем.

7.                       Отчет транспортного отдела.

Автотранспортные средства являются единицами учета основных средств. Отчет, представленный по предлагаемой форме, позволяет  организовать учет и контроль над  использованием автомобилей и другой автотехники, в том числе с учетом  соблюдения требований транспортного законодательства.

8.                       Отчет проектного отдела по договорам.

Отчет дает информацию о заключенных договорах на проектные работы, о состоянии дел по этому направлению деятельности организации. Составляется в разрезе заказчиков и объектов. Позволяет анализировать как финансовое положение по проектированию конкретного объекта, так и соблюдение условий и сроков, предусмотренных условиями договоров (контрактов).

9.                       Отчет проектного отдела по исполнительной документации  

Составляется в разрезе заказчиков и объектов. Отчет дает информацию о выпущенных разделах проектной документации, наличии замечаний по этим разделам. Ведение исполнительной документации подразумевает сопровождение строительно-монтажных работ по выпущенному проекту. Ведется для собственных сил или по отдельному договору с заказчиком.

10.                   Отчет договорного отдела по договорам.

Отчет дает информацию о заключенных договорах на все виды деятельности организации. Составляется в разрезе объектов. Позволяет анализировать наличие договоров по отдельному объекту, дает полную картину о стадиях работы организации по конкретному объекту строительства, реконструкции или техперевооружения, в том числе отражает информацию о том, что выполняются работы собственными силами или переданы на субподряд. При необходимости, в данный отчет можно включить финансовую составляющую: отразить стоимость работ по договору с заказчиком, стоимость работ по договорам субподряда. Финансовый анализ в данном случае позволит оценить планируемую прибыль по данному договору  (без учета собственных затрат). Отчет также отражает виды деятельности организации,  превалирующие на данный момент – экспертиза, проектные работы, подряд.

11.                   Отчет договорного отдела по контрагентам.

Предпринимательская деятельность есть основанная на риске деятельность, поэтому налогоплательщик должен искать себе добросовестных партнеров, в противном случае, с  позиции налоговых органов,  все негативные последствия (в том числе и налоговые)  подобной неосмотрительности должен испытывать именно он.

В сфере налоговых правоотношений с каждым годом необходимость проверки налогоплательщиком своих контрагентов только увеличивается, поскольку увеличивается количество споров с налоговыми органами, одним из оснований которых является недобросовестность контрагента налогоплательщика.

Недобросовестные контрагенты способны доставить организации огромное количество неприятностей, начиная с самых незначительных (например, небольшие отклонения от графика сдачи работ подрядчиком) и заканчивая серьезными проблемами (доначисление налогов в крупных суммах).

Как известно, сам по себе факт нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Вместе с тем, если налоговый орган докажет, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, налоговая выгода может быть признана необоснованной.

В отношении добросовестности своих будущих партнеров организации целесообразно осуществлять предварительный контроль, то есть контроль, который проводится до заключения договора с указанным партнером. В то же время ВАС РФ ориентирует суды на то, что если между налогоплательщиком и фирмой-однодневкой все-таки имел место сговор, то к налогоплательщику могут быть применены негативные налоговые последствия. То же самое можно сказать и о тех случаях, когда налогоплательщик не проявил должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов.

Возлагать обязанности по контролю над добросовестностью контрагентов целесообразно на те службы, которые инициируют заключение договоров. Предлагаемый отчет договорного отдела позволит систематизировать имеющиеся сведения  о контрагентах или отразит их отсутствие.

Наличие документов, перечисленных в отчете и представленных контрагентами, является одним из доказательств осмотрительности налогоплательщика.

Кроме вышеперечисленных документов, для подтверждения добросовестности и надежности контрагента,  можно истребовать  копии налоговых деклараций на последнюю отчетную дату с отметкой налоговой инспекции.

Из представленной контрагентом отчетности (обязательно с отметкой налогового органа о принятии данных документов) налогоплательщик может почерпнуть очень важную для себя информацию о своем будущем партнере, например, о масштабах и финансовых результатах его деятельности. Многие согласятся, что если деятельность фирмы-контрагента является убыточной, это заставляет задуматься о необходимости определенных сделок с таким контрагентом (например, об оказании такой организации услуг, поскольку ставится под сомнение факт оплаты таким контрагентом стоимости оказанных услуг).

Следует отметить, что не все контрагенты согласятся показать результаты своей деятельности. Представляется, что в данном случае можно ограничиться титульными листами налоговых деклараций с отметкой налоговых органов об их принятии.

Перед заключением договора организации необходимо проверить полномочия лица, подписывающего договор от имени контрагента, а в случае предъявления доверенности - проверить доверенность.

Существует целый ряд  методик проверки полномочий лица, подписывающего договор, и проверки доверенности.